Der ursprüngliche Marktteilnehmer reicht die Sorgfaltserklärung im EUDR-Informationssystem ein und erhält eine Referenznummer. Diese Nummer beziehungsweise bei Kleinst- oder Kleinprimärerzeugern die Identifikationsnummer muss insbesondere der erste nachgelagerte Marktteilnehmer oder Händler erfassen und mindestens fünf Jahre aufbewahren. Weitere nachgelagerte Akteure müssen die Referenznummer nach der 2025 geänderten EUDR grundsätzlich nicht weiter entlang jeder Handelsstufe sammeln. Nicht-KMU im Downstream müssen sich aber im Informationssystem registrieren.
Die aktuelle Rollenlogik nach der EUDR-Änderung
Die Verordnung unterscheidet zwischen Marktteilnehmern, nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern. Marktteilnehmer bringen relevante Rohstoffe oder Erzeugnisse erstmals in Verkehr oder führen sie aus und tragen die eigentliche Sorgfaltspflicht einschließlich DDS beziehungsweise – bei der besonderen Kleinst-/Kleinprimärerzeugerregel – vereinfachter Erklärung.
Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler sollen nach der 2025 beschlossenen Vereinfachung grundsätzlich keine eigene Sorgfaltserklärung mehr nur deshalb abgeben, weil sie ein bereits abgedecktes relevantes Erzeugnis weiterverarbeiten oder handeln.
Warum die erste nachgelagerte Stufe besonders ist
Der erste nachgelagerte Marktteilnehmer oder Händler, dessen direkter Lieferant ein Marktteilnehmer ist, muss neben den normalen Geschäftspartnerdaten auch die Referenznummern der Sorgfaltserklärungen beziehungsweise die Identifikationsnummern der vereinfachten Erklärungen erfassen und aufbewahren.
Die Kommission beschreibt diese Pflicht als gezielte Rückverfolgbarkeitsfunktion. Sie soll sicherstellen, dass die Verbindung zwischen der ursprünglichen EUDR-Erklärung und der nachgelagerten Lieferkette erhalten bleibt, ohne dieselben Nummern auf jeder weiteren Stufe erneut verpflichtend zu sammeln.
Was weitere nachgelagerte Unternehmen speichern
Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler müssen insbesondere Informationen zu ihren direkten Lieferanten und Abnehmern speichern. Dazu gehören Name beziehungsweise Handelsname, Postanschrift, E-Mail-Adresse und – sofern verfügbar – eine Internetadresse.
Die Referenznummern sind nach dem geänderten Artikel 5 nur dann Bestandteil der zu sammelnden Lieferanteninformationen, wenn der direkte Lieferant ein Marktteilnehmer ist. Damit entfällt die frühere Vorstellung einer lückenlosen Referenznummernkette über beliebig viele Handelsstufen.
| Rolle | Informationssystem / Referenznummer |
|---|---|
| Marktteilnehmer | DDS einreichen; Referenznummer erhalten und den relevanten nachgelagerten Akteuren zur Verfügung stellen. |
| Kleinst-/Kleinprimärerzeuger | Vereinfachte Erklärung; Identifikationsnummer statt regulärer DDS-Referenznummer. |
| Erster nachgelagerter Marktteilnehmer/Händler | Referenz- oder Identifikationsnummer erfassen und mindestens fünf Jahre speichern. |
| Weiterer nachgelagerter Akteur | Geschäftspartnerdaten speichern; keine generelle Pflicht, Referenznummern über jede weitere Stufe zu kaskadieren. |
| Nicht-KMU im Downstream | Zusätzlich Registrierung im EUDR-Informationssystem erforderlich. |
TRACES, Informationssystem und interne ERP-Daten nicht verwechseln
Das EUDR-Informationssystem ist technisch Teil der EU-Infrastruktur und wird häufig im Unternehmensalltag mit TRACES bezeichnet. Für die interne Umsetzung sollte jedoch klar getrennt werden, welche Daten im EU-System liegen und welche Rückverfolgbarkeitsinformationen im eigenen ERP, Warenwirtschafts- oder Lieferantenportal gespeichert werden.
Die Referenznummer ist kein Ersatz für Artikel-, Chargen- oder Lieferantendaten. Unternehmen brauchen eine interne Zuordnung, damit bei Behördenanfragen oder Risikosignalen nachvollzogen werden kann, welche konkreten Warenbewegungen zu welcher vorgelagerten Erklärung gehören.
Referenznummer und Verifikationsnummer sind nicht dasselbe
Im technischen Informationssystem können neben einer Referenznummer weitere Sicherheits- oder Verifikationsinformationen verwendet werden. Unternehmen sollten nur die rechtlich und operativ erforderlichen Daten entlang der Lieferkette austauschen und Zugangsinformationen nicht ungeprüft als normale Handelsdaten verteilen.
Für die Lieferketten-Compliance zählt vor allem die gesetzlich verlangte Referenz- beziehungsweise Identifikationsnummer und deren eindeutige Zuordnung zum Produkt. Technische Zugangsinformationen sollten nach den jeweils aktuellen Systemhinweisen behandelt werden.
So lässt sich der Prozess im ERP abbilden
- EUDR-Rolle des eigenen Unternehmens je Vorgang bestimmen.
- Kennzeichnen, ob der direkte Lieferant Marktteilnehmer oder bereits nachgelagerter Akteur ist.
- Referenz- oder Identifikationsnummer nur dort als Pflichtfeld führen, wo die EUDR dies verlangt.
- Nummer mit Lieferant, Produkt, Charge und Eingangsvorgang verknüpfen.
- Lieferanten- und Abnehmerdaten mindestens fünf Jahre aufbewahren.
- Nicht-KMU-Downstream auf Registrierung im Informationssystem vorbereiten.
- Bei neuen Informationen über mögliche Nichtkonformität Behörden und betroffene nachgelagerte Geschäftspartner unverzüglich informieren.
Häufige Fragen
Muss jeder Händler eine DDS-Referenznummer an seinen Kunden weitergeben?
Nein. Nach der 2025 geänderten EUDR konzentriert sich die Pflicht zur Erfassung der Referenz- oder Identifikationsnummer grundsätzlich auf den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler, wenn dessen Lieferant ein Marktteilnehmer ist.
Müssen nachgelagerte Unternehmen eine neue DDS abgeben?
Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler sind nach der geänderten Rollenlogik grundsätzlich nicht verpflichtet, allein wegen der Weiterverarbeitung oder des Handels bereits abgedeckter Ware eine neue DDS abzugeben.
Wie lange müssen Lieferketteninformationen aufbewahrt werden?
Die in Artikel 5 genannten Informationen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
Müssen Nicht-KMU-Händler im EUDR-System registriert sein?
Ja. Nachgelagerte Nicht-KMU-Marktteilnehmer und Nicht-KMU-Händler müssen sich im Informationssystem registrieren.
Primärquellen
- EUDR – geltende Fassung mit Art. 4, 4a und 5
- Verordnung (EU) 2025/2650 – Vereinfachung der EUDR
- EU-Kommission – EUDR-Umsetzungsseite und Informationssystem
- EU-Kommission – Update zu Produktumfang und Informationssystem, 13.07.2026
Diese Seite bildet den Rechtsstand nach der EUDR-Vereinfachung 2025 und den Umsetzungsunterlagen 2026 ab. Technische Systemfelder und Benutzerprozesse können durch aktuelle Kommissionsdokumentation weiter präzisiert werden.